ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

Importancia de los recursos del tiempo:

El tiempo es un recurso valioso con el que se cuenta para cada Actividad, Personal, Laboral o Profesional, pero a la vez se trata de un recurso con ciertas peculiaridades que se deben considerar a la hora de organizar o planificar de manera que se aproveche al máximo y de forma positiva, mencionando:

No es almacenable.

No es recuperable.

No se puede acaparar.

Transcurre inevitablemente.

Se distribuye equitativamente, es decir 24 horas.

A nivel organizacional la importancia de los recursos del Tiempo radica en la medición del logro de los objetivos planteados, es decir la Eficacia y Eficiencia con que se lleva los procesos. La Eficacia es el grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados propuestos, y la Eficiencia, es la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados, por lo tanto para optimizar cualquier proceso sea a nivel Laboral o Personal es necesario contrastar la realidad con lo planificado, lo deseado, lo esperado,  de tal manera que sea posible evaluar cuantitativamente el avance conseguido con respecto al resultado final  que deseamos lograr.

Por lo antes expuesto debemos establecer prioridades para obtener resultado certeros a nuestros objetivos, por ende debemos seleccionar cuales actividades tienen un nivel de Importancia mayor en base a su significado y valor hacia los objetivos propuestos, así como el nivel jerárquico que orientó la acción y su alcance en el espacio de la organización, provincia, nación. De igual manera considerar la Urgencia de la actividad la cual dependerá del tiempo disponible para realizarla.

Causas de Malversación del tiempo:

CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO	POSIBLES FUENTES	SOLUCIONES
Ausencia de Planeación	Orientación hacia la acción	Destacar los resultados y no la actividad
Ausencia de Prioridades	Falta de Metas y Objetivos	Concretar las metas y objetivos de la organización. Difundir a los subordinados las prioridades.
Apresuramiento	Intentar demasiadas cosas al mismo tiempo.	Distinguir lo urgente de lo importante y planificar las actividades.
Actividades Rutinarias.	Hipervigilancia de los subordinados y resistencia a delegar.	Supervisar los resultados, excluir los detalles. Determinar las mestas y delegar las actividades menos esenciales.
Visitantes (Proveedores, clientes, etc.)	Incapacidad para decir NO.	Planificar las visitas menos importantes en otro momento y lugar de ser posible. Aprender a decir NO y modificar las políticas de atención al público.
El Teléfono.	Falta de Autodisciplina y deseo constante de saberlo todo.	Ser Breve. Agrupar las llamadas y atender las más esenciales.
Reuniones.	Liderazgo deficiente.	Tomar decisiones sin reuniones previas. Utilizar agendas para las notas de valor. No realizar reuniones innecesarias, solo las que aporten valor al proceso.

Aspectos para aprovechar el tiempo:

Evitar el Tiempo Ocioso: Planificar el día para evitar actividades redundantes, rutinarias e innecesarias. Tomar el tiempo óptimo y necesario para descansar. Ejemplo: Dejar actividades pendientes para el día siguiente si contamos al momento con tiempo libre para atenderlas.

Suprimir actividades de bajo beneficio: Realizar solo actividades útiles para nosotros o nuestro desempeño Laboral. Ejemplo: A nivel Laboral actualizar formularios que no son de utilidad o cuya revisión no se ha previsto, teniendo pendiente por ejecutar alguna actividad que pueda bloquear el libre flujo del proceso productivo dentro de la organización. En nuestra vida personal un ejemplo se relaciona con actividades que realizamos por inercia de forma repetitiva sin percatarnos del tiempo que invertimos en ella.

No realizar todas las actividades en un mismo instante: Vivir la vida en base a las prioridades, evitando así el daño físico y mental que nos genera el estrés (Distres).

Programar: Preparar las actividades antes de iniciar la jornada, en función de los objetivos que deseamos alcanzar y el nivel de importancia que amerite.

Agrupar: Agrupar acciones y asuntos relacionados entre sí, siempre que nos sea posible.

Tiempo: Asignar a las actividades el tiempo suficiente para su ejecución sin caer en excesos.

Flexibilidad: Ser flexible con los asuntos no previstos, abordarlos de la mejor manera para tener claridad en las decisiones.

Descanso: Permitirnos descansar lo necesario para el óptimo funcionamiento de nuestro organismo, pensar antes de actuar, dejar a un lado decisiones viscerales.

Recordar siempre la fábula del cerdo y la gallina, a nivel Laboral “Puedes colocar todos los huevos que desees pero jamás coloques el tocino”, “En toda actividad hay que tener un equilibrio entre Comprometerse e Involucrarse”

Este Blog fue elaborado por Yariaudy Ledezma, en cumplimiento con la Asignatura Habilidades Directivas I, de la Universidad Politécnica Federico Brito Figueroa, en el PNFA-Nocturno, Trayecto II, y publicado el día 26/03/2017.